Šiuolaikiniame versle vis daugiau procesų skaitmenizuojama ir automatizuojama. Ne išimtis ir atsiskaitymo sprendimai – išmanusis kasos aparatas yra naujos kartos įrenginys, kuris apjungia tradicinio kasos aparato funkcijas su moderniosiomis technologijomis. Paprastai tariant, tai tarsi mažas kompiuteris arba POS (angl. Point of Sale) sistema, kuri ne tik muša čekius, bet ir gali turėti liečiamą ekraną, veikti su specialia programine įranga, jungtis prie interneto, valdyti prekių likučius, integruotis su mokėjimo kortelių skaitytuvu ir kt.. Išmanieji kasos aparatai atitinka naujausius VMI reikalavimus perduoti duomenis elektroniniu būdu (i.EKA) ir suteikia verslui daugybę privalumų: nuo greitesnio klientų aptarnavimo iki patogesnės apskaitos ir analizės.

Kas yra išmanusis kasos aparatas?

Tradiciškai kasos aparatas – tai autonominis prietaisas su mygtukais ir spausdintuvu, saugantis fiskalinius duomenis savo atmintyje. Išmanusis kasos aparatas – kur kas universalesnis. Jis dažnai turi liečiamą ekraną vietoje fizinės klaviatūros, veikia su operacine sistema (pvz., Android), leidžia įdiegti atnaujinimus ar net papildomas programėles. Tokie aparatai gali būti specializuoti įrenginiai arba planšetės/kompiuteriai su kasos programa. Svarbiausias bruožas – jie sukurti veikti su elektroniniu kasos aparatų posistemiu (i.EKA), t. y. automatiškai generuoti ir perduoti fiskalinius duomenis mokesčių inspekcijai nustatytu formatu ir periodiškumu. Išmanusis aparatas paprastai turi integruotą arba prijungiamą saugos modulį (skaitmeninį sertifikatą), kuris elektroniniu būdu pasirašo kiekvieną kvitą ir garantuoja duomenų tikrumą. Trumpai tariant, tai sprendimas „du viename“ – kasos sistema + kompiuterinė apskaita. Pavyzdžiui, įmonės gali naudoti planšetinį kasos aparatą, kuris iškart sujungtas su prekių sandėlio apskaita, buhalterine programa, lojalumo sistema. Kai parduodate prekę, išmanusis aparatas ne tik atspausdina kvitą, bet ir akimirksniu nurašo prekę iš sandėlio, atnaujina likučius, o duomenis apie pardavimą persiunčia VMI.

Privalumai verslui

Automatinis duomenų perdavimas VMI: Tai esminis privalumas atitinkant naujus reguliavimus. Nuo 2025 m. gegužės 1 d. visi prekybininkai privalės naudoti kasos aparatus su i.EKA posistemiu. Išmanieji aparatai šį reikalavimą atitinka – jie periodiškai ar realiu laiku perduoda kvitų duomenis į mokesčių inspekcijos sistemą automatiškai. Tai reiškia, kad nebereikės klijuoti Z ataskaitų į popierinį žurnalą ar rūpintis mėnesio suvestinėmis – visa tai atliekama skaitmeniškai. Verslui tai palengvina administracinę naštą ir sumažina žmogiškų klaidų tikimybę. 

Modernūs atsiskaitymo būdai: Išmanūs kasos aparatai dažnai sujungti su mokėjimo kortelių skaitytuvais ar net patys juos integruoja. Pavyzdžiui, yra modelių, kurie atrodo kaip šiek tiek didesnis kortelių skaitytuvas su ekranu – jame pardavėjas suveda prekes, o pirkėjas tuo pačiu įrenginiu gali įvesti PIN kodą ar atlikti bekontaktį mokėjimą. Tokie sprendimai, kaip „viskas viename“ taupo vietą ant prekystalio ir greitina aptarnavimą. 

Atsargų sekimas ir analizė: Dauguma išmaniųjų sistemų turi prekių valdymo funkciją. Tai reiškia, kad kiekvienas pardavimas atnaujina likučius, galite realiu laiku matyti, kas parduota, kokios pajamos, kokie populiariausi produktai. Galima generuoti ataskaitas per dieną, savaitę, mėnesį – visa tai programoje. Tai padeda priimti duomenimis grįstus sprendimus (pvz., pastebėti, kurios prekės nepaklausios ir nebebesandėliuoti jų, arba kokiu metu pardavimai didžiausi ir planuoti darbo grafiką). Pardavimų analizė – didelis pliusas, kurio paprasti seni kasos aparatai neteikė. 

Greitis ir tikslumas: Išmaniojo aparato liečiamame ekrane dažnai galima turėti produktų katalogą su paveikslėliais ar greitais mygtukais. Tai reiškia, kad pardavėjui lengviau surasti prekę sąraše, sumažėja klaidų (nereikia atsiminti sudėtingų kodų ar spausti mechaninių PLU klavišų). Taip pat lengviau pritaikyti nuolaidą, atlikti grąžinimą – programoje šios funkcijos paprastai aiškiai pateikiamos. Klientų aptarnavimas tampa spartesnis, eilės juda greičiau. Be to, su išmaniu aparatu lengviau įvesti įvairius mokėjimo būdus: ne tik grynuosius ar korteles, bet ir mobiliuosius mokėjimus, kuponus, dovanų korteles – sistema tai apdoroja. 

Atnaujinimai nuotoliniu būdu: Programinė įranga išmaniajame kasos aparate gali būti atnaujinama internetu. Tai reiškia, kad pasikeitus mokesčių tarifams ar taisyklėms, gamintojas išleidžia atnaujinimą, ir jūs jį tiesiog atsisiunčiate (arba jis automatiškai įdiegiamas). Pvz., jei keičiamas PVM tarifas, jūsų sistema atsinaujina ir taiko naujus tarifus be meistro vizito. Tai ypač aktualu dabar, kai mokesčių sistema patiria pokyčių – turint išmanų aparatą, būsite visada up-to-date. 

Nuotolinis valdymas: Daugelį išmaniųjų kasos sistemų galima administruoti per nuotolį. Verslo savininkas gali iš savo biuro kompiuterio ar net telefono pasijungti prie kasos sistemos, matyti pardavimus, keisti prekių kainas, peržiūrėti ataskaitas. Tai leidžia valdyti parduotuvę nuotoliniu būdu. Pavyzdžiui, turite restoraną – galite realiu laiku matyti, kokie staliukai apmokėjo, kokia dienos apyvarta, net nebūdamas vietoje. 

Atitikimas naujiems reikalavimams: Kaip minėta, Lietuvoje vykdoma kasos aparatų pertvarka – pereinama prie išmaniųjų elektroninių kasos aparatų posistemio (i.EKA). Jau nuo 2023 m. didieji prekybininkai pereidinėjo prie šios sistemos, o iki 2025 m. visi turės prisitaikyti. Išmanusis kasos aparatas – geriausias būdas užtikrinti atitikimą. Jūs ne tik išvengsite galimų baudų už neatitikimą, bet ir gausite pranašumą – daugelis verslų vis dar nedrąsiai žiūri į pokyčius, tad anksti pradėję naudoti išmanią kasą, greičiau perprasite sistemą ir išnaudosite jos teikiamus pliusus.

Išmaniųjų kasų pavyzdžiai

Lietuvoje jau siūlomi įvairūs išmaniųjų kasos aparatų sprendimai. Keletas pavyzdžių:

• Bankinių kortelių skaitytuvai su kasa: Pvz., minėtas „Išmani i.EKA kasos sistema“ iš Citadele banko – tai nešiojamas terminalas, kuris atlieka ir kasos aparato, ir kortelių skaitytuvo funkciją. Jis spausdina VMI reikalavimus atitinkantį kvitą, kuris tuo pat metu yra ir kortelės mokėjimo kvitas. Tinka smulkiam verslui, mugėms, lauko prekybai – nes mobilus (veikia su SIM kortele per GSM).
• Planšečių pagrindo POS sistemos: Čia naudojama planšetė su specialia programa, o prie jos prijungtas fiskalinis blokas ir spausdintuvas. Pavyzdys – sistemos „Raso, StrongPoint“ ar kt. Planšetėje pardavėjas mato grafinę sąsają su prekėmis, gali pridėti pirkinius, spausdinti kvitą. Tokia sistema gali veikti net telefone, kaip programėlė + mini spausdintuvas (yra sprendimų smulkiems prekybininkams).
• Kompiuterinės kasos sistemos (POS terminalai): Tai labiau tinka didesniems restoranams ar parduotuvėms. Stacionarus kompiuteris su jutikliniu ekranu, kasa, prijungta prie sandėlio programos. Nors vizualiai gali priminti tiesiog monitorių ant stalo, jos viduje yra fiskalinis modulis. Dažnai tokios sistemos diegiamos su platesne programine įranga, valdančia visą verslo ciklą (nuo užsakymų tiekėjams iki pardavimo).
• Virtualios kasos (kasos programėlės): Įstatymai leidžia kai kuriais atvejais nenaudoti fizinio kasos aparato, o naudoti kasos programą telefone ar kompiuteryje. Pvz., smulkūs paslaugų teikėjai gali rinktis virtualią i.EKA kasą – VMI yra sukūrusi net nemokamą programėlę. Ji sugeneruoja elektroninį kvitą, kurį galima atspausdinti arba išsiųsti klientui. Tokia programėlė yra taip pat išmaniojo kasos aparato forma – nes visa fiskalizacija vyksta skaitmeniškai.

Kaip matome, išmanioji kasa gali būti įvairios formos – nuo mažo rankinio įrenginio iki komplekso su kompiuteriu ir periferija. Svarbu ne forma, o funkcionalumas – visi jie atlieka tas pačias funkcijas: fiksuoja pardavimus, užtikrina fiskalinę kontrolę ir palengvina verslo valdymą.

Kaip įsidiegti išmanųjį kasos aparatą?

Jei svarstote pereiti prie išmanios kasos, štai keli žingsniai:

1. Įvertinkite savo verslo poreikius: Kiek operacijų per dieną vykdote? Kiek kasų taškų turite? Ar reikės integracijos su buhalterija, sandėliu? Mažai kavinei pakaks vieno nedidelio išmanaus aparato, o didesnei parduotuvei galbūt reikės rimtesnės POS sistemos su keliais terminalais. Kaip pažymi specialistai, sprendimą reikia rinktis pagal mokėjimų kiekį ir verslo dydį.
2. Pasirinkite sprendimą: Pasidomėkite rinkoje esančiais variantais. Galite kreiptis į bankus (pvz., Citadele, Swedbank siūlo integruotus kortelių skaitytuvus su kasa), taip pat į kasos aparatų tiekėjus (yra įmonių, kurios tiesiogiai parduoda i.EKA sprendimus). Palyginkite kainas: dažnai siūloma nuoma arba įrenginio įsigijimas. Įvertinkite, ar reikės mokėti mėnesinį mokestį už programos licenciją, duomenų kortelę ir pan.
3. Įdiegimas ir registravimas: Įsigijus išmanų kasos aparatą, jį reikia užregistruoti VMI, kaip ir tradicinį. Tai atlieka tiekėjas arba su jūsų įsikišimu per i.MAS sistemą. Suteikiamas unikalus kasos aparato numeris. Tiekėjas padės sukonfigūruoti aparate jūsų įmonės rekvizitus, PVM tarifus, prekių grupes. Kai viskas paruošta, galite pradėti naudoti.
4. Darbuotojų apmokymas: Nors išmanios kasos dažnai intuityvios, skirkite laiko apmokyti personalą. Parodykite, kaip atlikti pardavimą, kaip anuliuoti čekį, kaip spręsti nestandartines situacijas (pvz., grąžinimas, kvito atspausdinimo klaida). Darbuotojai turėtų suprasti, kad tai nebe „mygtukų kasa“, bet mini kompiuteris – tad svarbu nelaužyti, nespaudinėti ekraną per stipriai, saugoti įrenginį.
5. Testavimas: Pirmosiomis dienomis stebėkite, kaip sekasi su nauju aparatu. Pasitikrinkite, ar teisingai formuojasi ataskaitos, ar kvituose viskas gerai atspausdinta (pvz., ar nekrenta kokia nors reikšmė). Taip pat stebėkite duomenų perdavimą – i.MAS portale galite matyti, ar kvitai sėkmingai siunčiami.
6. Pagalba ir palaikymas: Turėkite po ranka kontakto numerį tiekėjo arba specialisto, atsakingo už šią sistemą. Išmani sistema – tai programinė įranga, galimi įvairūs netikėtumai (tarkim, sutriko interneto ryšys, sistema neišsiuntė duomenų). Svarbu gauti greitą palaikymą tokiu atveju. Dažnai tiekėjai teikia 24/7 palaikymą, ypač jei tai didesniems klientams – pasidomėkite šiuo aspektu prieš pirkdami.

Iššūkiai ir ką svarbu žinoti

Pereinant prie naujovių, kyla ir klausimų bei iššūkių:

• Kaina: Išmanus kasos aparatas gali kainuoti daugiau nei paprastas. Tačiau reikia vertinti visumą: pvz., tradicinis kasos aparatas + kortelių skaitytuvas atskirai + kompiuteris apskaitai galbūt kainuos panašiai kaip vienas integruotas sprendimas. Be to, investicija atsiperka per didesnį efektyvumą. Jei esate labai mažas verslas, yra net nemokamų sprendimų (VMI siūloma virtuali kasa), tad išlaidos gali būti minimalios.
• Technologinis mokymasis: Ne visi verslininkai ir darbuotojai iškart jaukiai jaučiasi su liečiamomis technologijomis. Reikia skirti laiko pripratimui. Svarbu perduoti požiūrį, kad tai ne apsunkinimas, o pagalba – pavyzdžiui, pardavėja turės mažiau rankinio darbo skaičiuojant galus dienos pabaigoje, viskas bus tvarkingiau.
• Ryšio priklausomybė: Kadangi išmanus aparatas jungiasi prie interneto (dažnai SIM arba WiFi), būtina užtikrinti patikimą ryšį. Kur signalas prastas, gali tekti naudoti išorinę anteną ar geresnį planą. Taip pat turėti planą B, jei laikinai dingtų internetas: dauguma išmaniųjų aparatų gali dirbti offline režimu kurį laiką ir vėliau išsiųsti duomenis, bet tai verta išsiaiškinti. Citadele sprendimas, pvz., veikia offline, ir duomenis perduoda kai vėl atsiranda ryšys.
• Saugumas: Saugoti reikia ne tik fizinį aparatą, bet ir prisijungimus, duomenis. Naudokite stiprius slaptažodžius administratoriaus prieigai, reguliariai keiskite juos. Užtikrinkite, kad programinė įranga atnaujinama (naujiniams dažnai svarbu saugumo pataisymai).
• Teisės aktų laikymasis: Nors išmanūs aparatai daromi taip, kad atitiktų teisę, stebėkite VMI pranešimus. Pvz., VMI gali keisti duomenų perdavimo dažnį ar formatą – jūsų tiekėjas turėtų laiku pateikti atnaujinimą. Būkite pasiruošę atnaujinti programą, kai tik to prireiks. Gerai tai, kad VMI suteikia pereinamuosius laikotarpius ir bendradarbiauja su tiekėjais.